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Planejamento Estrategico da Informação

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A necessidade por um planejamento estratégico nos dias atuais é grande, na verdade sempre foi. Só que nunca foi dado tanta ênfase como vem sendo, principalmente depois do advento do Balanced Scorecard. E mesmo assim algumas empresas ainda vêem o exercício de planejar como uma atividade desnecessária e inútil, que consome tempo e não leva a lugar nenhum.

 Num mundo altamente competitivo e globalizado em que vivemos, a realização de um planejamento estratégico se faz cada vez mais necessário. E paralelamente a esta atividade (mais importante e necessário do que nunca) dever estar o planejamento estratégico da informação. Só assim as empresas poderão reduzir os gastos com investimentos na área de TI, muitas vezes desnecessários. E passarão a usufruir do benefício de ter sistemas capazes de suportar as suas estruturas de negócio e principalmente alinhados estrategicamente as suas regras de negócio.

 

O Planejamento Estratégico da Informação (PEI) não difere muito do Planejamento Estratégico Corporativo (PEC). Na verdade a única diferença está na ênfase dada a cada uma dessas atividades. O PEI enfatiza o dado, que circula pela empresa e busca desta forma atender as necessidades dos mais diversos níveis hierárquivos da empresa com informações úteis e precisas para as suas tomadas de decisão através de seus sistemas. Enquanto que o PEC enfatiza as oportunidades, as ameaças, os pontos fracos e fortes da empresa em relação ao seu ambiente externo e interno e com isso busca traçar as suas estratégias para assim atingir as suas metas

 

É importante ressaltar que o Planejamento Estratégico da Informação não deve ficar a cargo do departamento de informática, mas sim a cargo da área de administração de dados. O departamento de informática neste caso, deve ser somente um provedor de serviços e soluções de forma a garantir o que foi especificado no PEI pela área de administração de dados. Além disso, a área de administração de dados deve funcionar como staff e na estrutura hierárquica da empresa deve está posicionada entre a gerência e alta gerência Para que o PEI tenha sucesso, é necessário que esta atividade seja desenvolvido por alguém que tenha passe livre por todas as áreas da empresa e principalmente participe e saiba de tudo o que acontece na empresa de forma a garantir que o PEI estará sempre alinhado ao PEC. Além disso, é necessário também que esta pessoa tenha visão do negócio e conhecimento do mercado de atuação da empresa, mas principalmente saiba traduzir todos estes requisitos de forma clara para o pessoal da área de informática.

 

O processo de desenvolvimento do PEI, bem como o processo de desenvolvimento do PEC envolve acima de tudo, a definição e o emprego de uma metodologia. Uma metodologia que deixe claro as etapas do processo a serem seguidas e que possa ser entendido por todos envolvidos no processo, facilitando assim o seu acompanhamento. Esta metodologia deve ser flexível o suficiente para que possa suportar possíveis mudanças de rumo ou até mesmo correções sem perder o seu foco. É importante que esta metodologia, compreenda as seguintes etapas: 

  • Levantamento genérico e definição do projeto – nesta etapa, deve-se obter  conhecimento básico sobre: a empresa, os objetivos e planos da empresa e a cultura da empresa em termos de sistemas. A partir desse conhecimento, estabelece-se uma primeira visão da filosofia e objetivos do desenvolvimento dos sistemas de informação da empresa necessários. O projeto de definição e desenvolvimento do PEI é, então, definido quanto aos seus objetivos, prazo, equipe, recursos disponíveis e necessários,  metodologias e o retorno sobre o investimento.

 

  •  Levantamento e análise dos sistemas existentes – nesta etapa o objetivo principal é compreender especificamente o estado dos sistemas existentes na empresa e os dados gerados por eles. Para fins de planejamento não é necessário realizar um levantamento detalhado de cada sistema. O que deve-se identificar aqui são: as funções exercidas por cada sistema, os volumes de dados e os recursos usados, o fluxo geral, as principais características de processamento, os relatórios que são disponibilizados etc. O estado dos sistemas é então examinado tanto quantitativa (volume, recursos e custos) quanto qualitativa (atendimento às necessidades da empresa em termos de informações que o sistema produz, controle interno e eficiência). Essa etapa deve incluir ainda uma revisão e confirmação da filosofia e dos objetivos pretendidos com o desenvolvimento dos sistemas, com base no PEC.

 

  • Apuração e avaliação quanto a qualidade dos dados existentes – esta etapa pode ser realizada tanto paralelamente quanto após a conclusão da etapa anterior, em que é feito um levantamento de cada sistema existente na empresa bem como os dados gerados por eles. Nesta etapa, define-se os sistemas que não atendem às necessidades da empresa em termos de informações para o seu processo decisório e então procura-se diagnosticar o problema. Após identificar o problema deve-se então tratá-los de acordo com o seu grau de integração e unicidade. E para cada caso, sugerir a solução a ser adotada conforme o nível de prioridade e importância das informações para a empresa.

 

  •  Desenvolvimento do modelo global do sistema de informação – nesta etapa o objetivo é obter uma orientação de longo prazo e uma visão de conjunto dos sistemas existentes na empresa. Este modelo é muito útil para podermos identificar os pontos fracos e os pontes fortes dos sistemas existentes e também identificar as oportunidades e as ameaças existentes no ambiente de TI. E com base nestas informações dá-se então início ao processo de desenvolvimento do Planejamento Estratégico da Informação na empresa, tendo como premissa o Planejamento Estratégico Corporativo.

  

Laercio Serra

 

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